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Chaque donnée RH se conserve le temps de sa finalité, puis s'archive dans la limite des prescriptions avant d'être détruite

Analyse · Article 5 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD) ; articles R.1221-26, L.3243-4 et D.3171-16 du code du travail

7 août 2026

Le RGPD ne fixe aucune durée chiffrée : il impose de ne conserver les données sous une forme identifiante que pendant la durée nécessaire à leur finalité. L'employeur doit donc arrêter, pour chaque traitement RH, une durée en base active puis, le cas échéant, une durée d'archivage intermédiaire justifiée par une obligation légale ou un risque contentieux. Certaines durées minimales sont imposées : cinq ans après le départ pour les mentions du registre unique du personnel, cinq ans pour le double des bulletins de paie, un an pour les documents de décompte des heures et trois ans en cas de forfait en jours ; elles ne dispensent pas de calibrer l'archivage sur les délais de prescription. Détruire trop tôt prive l'employeur de sa preuve ; conserver trop longtemps l'expose à une sanction.

La durée de conservation découle de la finalité et doit être arrêtée avant la mise en œuvre du traitement

Les données personnelles doivent être conservées sous une forme permettant l'identification des personnes pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées (article 5, 1, e du RGPD). Ce principe de limitation de la conservation ne fixe aucun délai : il oblige l'employeur à raisonner traitement par traitement, et la durée envisagée fait partie des informations que le salarié peut obtenir en exerçant son droit d'accès (article 15, 1, d du RGPD).

Le référentiel de la CNIL relatif à la gestion du personnel en tire les conséquences (CNIL, référentiel « gestion du personnel » adopté par la délibération n°2019-160 du 21 novembre 2019, dans sa version modifiée adoptée par la délibération n°2022-126 du 23 mai 2022). Il rappelle que la durée est déterminée en amont, que de nombreuses données nécessaires à la gestion du contrat de travail sont conservées pendant la relation de travail sauf texte contraire, et que cela ne fait pas obstacle à leur conservation en archives intermédiaires, distinctes de la base active et d'accès restreint, lorsqu'une obligation comptable, sociale ou fiscale l'impose ou que les données présentent un intérêt en cas de contentieux, le temps des prescriptions applicables.

La CNIL a complété ce cadre par un référentiel dédié aux durées de conservation en matière de ressources humaines (CNIL, délibération n°2026-031 du 29 janvier 2026), publié le 2 avril 2026 et modifié par la délibération n°2026-054 du 5 mai 2026. Ce document de droit souple distingue les durées obligatoires, issues des textes, des durées simplement recommandées, et exige une séparation physique ou logique entre base active et archivage intermédiaire.

Durée de conservation des documents RH : les délais fixés par le code du travail et le code de la sécurité sociale

Les mentions portées sur le registre unique du personnel sont conservées pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement (article R.1221-26 du code du travail). L'employeur conserve un double des bulletins de paie, ou les bulletins remis sous forme électronique, pendant cinq ans (article L.3243-4 du code du travail). Pour le bulletin électronique, il garantit en outre sa disponibilité pour le salarié soit pendant cinquante ans, soit jusqu'à ce que celui-ci ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L.1237-5, augmenté de six ans (article D.3243-8 du code du travail).

Les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié sont tenus à la disposition de l'inspection du travail pendant un an, ou pendant une durée équivalente à la période de référence en cas d'aménagement du temps de travail sur une période supérieure à l'année ; le récapitulatif mensuel des astreintes l'est pendant un an, et les documents de décompte des jours travaillés en forfait pendant trois ans (article D.3171-16 du code du travail).

Hors du code du travail, les documents et pièces nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations sociales sont conservés au moins six ans à compter de leur établissement ou de leur réception (article L.243-16 du code de la sécurité sociale), et les documents comptables et pièces justificatives dix ans (article L.123-22 du code de commerce). Ces durées s'appliquent aux données concernées, pas à l'ensemble du dossier du salarié.

Les délais de prescription justifient un archivage intermédiaire, non le maintien des données en base active

L'archivage intermédiaire se calibre sur les délais d'action du salarié. L'action portant sur l'exécution du contrat se prescrit par deux ans à compter du jour où son titulaire a connu ou aurait dû connaître les faits, et celle portant sur la rupture par douze mois à compter de sa notification, sous réserve des exceptions visant notamment le dommage corporel, les salaires, la discrimination et les harcèlements (article L.1471-1 du code du travail). L'action en paiement du salaire se prescrit par trois ans et peut porter, après la rupture, sur les trois années qui la précèdent (article L.3245-1 du code du travail). L'action en réparation d'une discrimination se prescrit par cinq ans à compter de sa révélation (article L.1134-5 du code du travail).

Le référentiel de 2026 en tire une règle de méthode : les données du dossier professionnel sont conservées pendant la relation de travail, puis en archivage intermédiaire si l'employeur y est tenu ou souhaite se constituer une preuve en vue d'un contentieux, dans la limite du délai de prescription ou de forclusion applicable. Une fois le litige engagé, les dossiers disciplinaires et prud'homaux sont conservés jusqu'à l'épuisement des voies de recours.

Le point de départ variable de certaines prescriptions, notamment la révélation de la discrimination, interdit un calcul mécanique. L'employeur a intérêt à documenter, dans son registre des traitements, la durée retenue par catégorie de données et sa justification. Le salarié peut, de son côté, interroger l'employeur sur ces durées.

Les candidatures non retenues et les sanctions disciplinaires obéissent à des règles propres

Pour le recrutement, le référentiel de 2026 recommande de conserver le dossier en base active le temps de la procédure, jusqu'au résultat de la candidature. Les données du candidat non retenu peuvent être archivées, à des fins probatoires face à une éventuelle action en discrimination, pendant cinq ans à compter de la date à laquelle le poste a été pourvu, en référence à l'article L.1134-5. La constitution d'un vivier de candidats est admise jusqu'à deux ans après le dernier contact, pour les seuls profils intéressant l'employeur et sauf opposition du candidat ou avec son consentement.

En matière disciplinaire, aucune sanction antérieure de plus de trois ans à l'engagement des poursuites ne peut être invoquée à l'appui d'une nouvelle sanction (article L.1332-5 du code du travail). Ce texte ne fixe pas une durée de conservation, mais il prive la sanction ancienne de toute utilité disciplinaire. Le référentiel de gestion du personnel admet que le suivi de carrière comporte les sanctions disciplinaires, à l'exclusion de celles consécutives à des faits amnistiés ; au-delà de trois ans, leur maintien dans le dossier actif appelle une autre justification, comme un contentieux en cours.

Pour l'employeur, la prudence consiste à signaler ou à isoler les sanctions de plus de trois ans afin qu'elles ne soient pas mentionnées par erreur dans une nouvelle procédure. Pour le salarié, une lettre de licenciement qui s'appuie sur une telle sanction offre un argument de contestation.

La destruction prématurée prive l'employeur de ses moyens de preuve

En cas de litige sur les heures de travail, l'employeur fournit au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés (article L.3171-4 du code du travail). Il appartient au salarié de présenter des éléments suffisamment précis pour permettre à l'employeur, qui assure le contrôle des heures effectuées, d'y répondre utilement en produisant ses propres éléments, le juge formant sa conviction au vu de l'ensemble (Cour de cassation, chambre sociale, 18 mars 2020, n°18-10.919, publié au Bulletin), solution reprise par l'assemblée plénière (Cour de cassation, assemblée plénière, 22 décembre 2023, n°20-20.648, publié au Bulletin). L'employeur qui a détruit ses relevés ne peut plus répondre utilement.

Le décalage entre les textes est ici déterminant : les documents de décompte ne doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail que pendant un an, alors que l'action en paiement des salaires se prescrit par trois ans. Le référentiel de 2026 mentionne d'ailleurs l'article L.3245-1 parmi les fondements de l'archivage des récapitulatifs d'heures. Une purge fondée sur le seul délai d'un an revient à renoncer à la preuve pour les deux années suivantes.

Le même raisonnement vaut pour les bulletins de paie, le registre du personnel ou les pièces d'une procédure disciplinaire. Pour le salarié, conserver ses propres bulletins, plannings et échanges utiles, et exercer son droit d'accès avant l'expiration des durées de conservation, sécurise la preuve de ses prétentions.

La conservation excessive expose à la sanction de la CNIL sans garantir l'utilisation de la preuve

La CNIL contrôle le respect des durées de conservation dans le cadre du travail. Elle a indiqué que six des dix sanctions prononcées en procédure simplifiée au début de l'année 2025 concernaient la surveillance des salariés, et que parmi les manquements relevés figurait la durée de conservation excessive des images vidéo ou des données de géolocalisation (CNIL, communiqué du 22 mai 2025). Le référentiel de 2026 range parmi les durées obligatoires un mois au plus à compter de la captation pour les images de vidéosurveillance (article 5, 1, e du RGPD ; par analogie, article L.252-5 du code de la sécurité intérieure), quelques jours suffisant en règle générale, sauf extraction en cas de procédure disciplinaire ou pénale.

La durée de conservation compte aussi dans l'appréciation de la preuve. Pour admettre des preuves tirées d'images de vidéoprotection, la chambre sociale a relevé, parmi les constatations des juges du fond, l'existence d'une procédure garantissant qu'un nombre limité de personnes pouvait visionner les images et une durée de conservation limitée à cinq jours (Cour de cassation, chambre sociale, 21 mai 2025, n°22-19.925, publié au Bulletin). À l'inverse, une donnée conservée au-delà de ce que permet sa finalité procède d'un traitement irrégulier. Une telle preuve illicite n'est pas nécessairement écartée : le juge met en balance le droit à la preuve et les droits antinomiques, la production devant être indispensable et l'atteinte strictement proportionnée (Cour de cassation, assemblée plénière, 22 décembre 2023, n°20-20.648, publié au Bulletin), ce qui crée pour l'employeur un aléa évitable.

Le salarié qui invoque une conservation excessive devant le juge prud'homal doit, pour obtenir des dommages-intérêts, établir le dommage qu'elle lui a causé, la simple violation du règlement n'ouvrant pas, à elle seule, droit à réparation (Cour de cassation, chambre sociale, 24 juin 2026, n°24-22.792, publié au Bulletin).

À retenir

La conservation des données RH obéit à une logique en deux temps : une base active limitée au temps de la finalité, puis un archivage intermédiaire séparé et d'accès restreint, justifié par une obligation légale ou par les délais de prescription, avant destruction ou anonymisation. Les durées minimales imposées par le code du travail (cinq ans après le départ pour le registre unique du personnel, cinq ans pour les bulletins de paie, un an ou trois ans pour les décomptes de temps de travail) se combinent avec les prescriptions de deux ans, douze mois, trois ans et cinq ans. Une purge trop rapide prive l'employeur de sa défense, notamment sur les heures supplémentaires ; une conservation sans limite l'expose à la CNIL et fragilise ses preuves. Les sanctions de plus de trois ans ne peuvent plus fonder une nouvelle sanction.

Notes et références

Références vérifiées sur Légifrance ; articles en vigueur.

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